Comment effectuer sa mise en conformité RGPD quand on est une petite entreprise ?

Comment effectuer sa mise en conformité RGPD quand on est une petite entreprise ?

Les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent mettre en application le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette loi a pour but de réguler le traitement des données personnelles. Cependant, les petites entreprises se demandent souvent comment se conformer au RGPD. Voici quelques étapes à suivre pour se conformer à cette norme sécuritaire pour les visiteurs de votre site web !

Choisir un Data Protection Officer

Chaque petite entreprise a l’obligation de désigner en son sein un Data Protection Officer. Il s’agit d’une personne chargée de gérer le traitement des données personnelles. Elle a pour rôle de vérifier si la structure se conforme aux obligations du RGPD. À ce titre, elle élabore les différentes actions à exécuter et s’assure de la bonne conduite de la stratégie de l’entreprise.

Le Data Protection Officer doit être à même de faire des recommandations et de gérer l’organisation des données. L’inobservance de cette obligation peut entraîner des sanctions au niveau des TPE, PME, start-up, indépendant, micro-entreprise. Pour éviter d’être sanctionné, ces derniers peuvent recourir aux services d’un consultant indépendant expert des normes RGPD.

Faire un état des lieux

Pour se conformer au RGPD, il est recommandé à une petite entreprise de faire un audit. Cela lui permettra d’identifier et d’apprécier les différents traitements de données personnelles qu’elle met en œuvre. La personne qui s’occupe du volet RGPD de la plateforme d’une entreprise, a l’obligation de recenser ses données personnelles existantes. Ce sont entre autres sa politique de confidentialité, ses mentions légales, CGV, CGU. Il peut aussi consulter les fichiers de déclarations faites auprès de la CNIL.

Ainsi, il pourra facilement identifier tout ce qui concerne le RGPD et en évaluer la conformité. Pour assurer une bonne exécution de cette tâche, il doit rassembler tous les documents portant sur les traitements de données. Il est aussi important de réaliser un organigramme de l’entreprise. À la fin de cette étape, le chargé du projet RGPD doit réaliser un registre des traitements, car la CNIL peut en avoir besoin. Il faut aussi savoir qu’une mise à jour régulière des documents est nécessaire afin d’assurer une protection des données sans cesse.

Établir un plan d’actions

Une petite entreprise peut définir les actions à faire en vue de respecter les obligations du RGPD. Il est conseillé de prioriser des actions dont le traitement a une incidence sur les droits et les libertés des personnes concernées. Également, faites la mise à jour régulière de votre système informatique pour sécuriser correctement les données. N’oubliez pas non plus d’associer les services juridiques lors du traitement des données. Faites appel notamment à un juriste spécialisé dans la protection des données et à une assurance appropriée. Cela vous mettra à l’abri de tout problème éventuel (cyberattaque, pertes de données, etc.).

Assurer la gestion des risques

Une autre étape primordiale pour la petite entreprise est de faire une analyse d’impact concernant la protection des données. Il s’agit d’un outil nécessaire pour la responsabilisation des organismes. L’analyse d’impact vous permet d’élaborer des traitements de données conformes au RGPD et respectueux de la vie privée des internautes. Vous devez la réaliser surtout lorsque les traitements sont susceptibles d’atteindre les droits et les libertés des visiteurs et utilisateurs de votre site internet. Il convient donc de faire attention aux informations sensibles qui peuvent révéler les origines raciales, la santé, et autres d’une personne physique lambda.

Former ses employés

En tant qu’entrepreneur, vous devez aussi vérifier si vos employés comprennent vraiment les enjeux du RGPD. En effet, la circulation des données personnelles doit être constamment protégée. De même, considérez tous les événements pouvant survenir lors du traitement. Il peut s’agir d’une cyberattaque, d’un changement de prestataire ou d’un changement de personnel. À ce titre, chacun de vos employés doit être formé sur les meilleures pratiques à observer dans la gestion des flux de données numériques personnelles. Dans le cadre de leur formation, vous devez mettre en place des procédures rigoureuses permettant de surveiller les actions de chaque collaborateur qui a accès à ces bases de données.

Il s’agit notamment des procédures en cas de violation des données personnelles et en cas de contrôle CNIL. De même, la procédure de gestion des exercices de droits et celle d’information des personnes doivent être mises en place. Il existe désormais différents types de supports qui permettent de mieux assimiler les enjeux du Règlement Européen sur la Protection des Données. Il est recommandé d’utiliser un logiciel de gouvernance RGPD. Cela vous permet de centraliser l’ensemble des processus et de la documentation.

Depuis mai 2018, chaque entreprise doit se conformer aux exigences RGPD. Il convient de confier cette tâche à des experts spécialisés dans le traitement des données. Cela vous permettra d’éviter des problèmes éventuels et des sanctions de l’État régalien.