Comment appliquer le RGPD dans une TPE ou PME

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est appliqué depuis le 25 mai 2018 sur le territoire européen. C’est un texte qui vise à réglementer l’utilisation des données personnelles des citoyens. Les TPE et PME françaises sont donc tenues de le respecter.

Si vous venez de lancer votre entreprise et que vous souhaitez savoir comment la mettre en conformité à ce règlement ? Les experts RGPD Express vous accompagneront, pas à pas, dans vos démarches de sécurisation des données de vos clients.

Qu’implique le RGPD ?

Avec cette réglementation européenne, les TPE/PME doivent respecter certains principes fondamentaux, dont la minimisation des données. Dans ce cadre, l’entreprise doit impérativement limiter la collecte des données, se contentant du strict minimum nécessaire à ses activités.

Le principe d’accountability, pour sa part, oblige la société concernée à mettre en place ses propres règles internes visant à faire respecter le RGPD. L’autre principe de base est la privacy by design. À travers celui-ci, la TPE/PME doit concevoir ses produits et services en veillant à ce qu’ils respectent les données personnelles du consommateur. Par ailleurs, ce dernier bénéficie d’un ensemble de droits dans le cadre de la réglementation. Il possède, à titre d’exemple, le droit d’accès à l’information pour la rectifier. Il a également le droit de récupérer ses données auprès de l’entreprise.

Quelles sont les entreprises concernées par le RGPD ?

Il s’agit des entreprises qui ont besoin de traiter des données personnelles afin de mener leurs différentes activités. En d’autres termes, une très grande partie du tissu économique en France, que ce soit dans le secteur public ou privé. On trouve, ainsi, les entreprises, les administrations, les collectivités territoriales, les associations, etc. Concernant les TPE/PME qui ont souvent recours à la sous-traitance des données personnelles, elles doivent aussi se conformer à la réglementation européenne en la matière.

Se conformer au RGPD : mode d’emploi

Il existe plusieurs étapes qu’une entreprise doit suivre dans l’objectif de se conformer au RGPD. D’ailleurs, les experts sont là pour vous conseiller à chaque étape.

Mettre en place un registre du traitement des données

Si vous comptez mettre votre entreprise en conformité au RGPD, vous devez constituer une documentation détaillée sur les opérations liées aux données personnelles. Ceci implique la mise en place d’un registre des activités du traitement des informations en question. Ce dispositif permet aux autorités de recenser les informations personnelles, tout en ayant une vue d’ensemble sur leur utilisation. Le registre doit contenir les éléments suivants :

  • Les traitements effectués
  • Leur type
  • Le type des données recueillies et exploitées (catégorie, origine, éventuel transfert à l’étranger ou non…)
  • Les personnes morales ou physiques qui les exploitent
  • Les conditions d’exécution du traitement
  • La durée de conservation des informations personnelles.

Procéder au tri des données

Une fois le registre du traitement constitué, il faut, ensuite, trier les données personnelles. Il s’agit de repérer celles qui sont vraiment utiles à l’activité de l’entreprise.

La sécurisation des données

C’est une étape cruciale qui est régie par l’article 32-1 du RGPD. La sécurisation des données repose sur trois principes de base. Il y a, tout d’abord, la confidentialité. Ici, seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations concernées. Le principe d’intégrité, pour sa part, stipule qu’aucune modification ne doit être apportée aux donnéesEnfin, il y a la disponibilité. Dans ce cas, les personnes autorisées doivent pouvoir y accéder en cas de besoin.

Pourquoi est-il nécessaire de faire appel à un DPO ?

“DPO” signifie “délégué à la protection” des données personnelles. RGPD Express en fait donc partie. Les solutions proposées par l’expert reposent sur 6 principes fondamentaux. D’abord, figure la transparence : toute personne qui autorise l’accès à ses données personnelles doit être informée de tout, notamment au sujet de ses droits. Arrive, ensuite, la limitation des finalités. Dans cette optique, RGPD Express collecte les données qui ne seront utilisées que dans l’optique des objectifs qui ont été fixés.

Ensuite, conformément au principe de la minimisation, les experts ne collecteront pas les données jugées inutiles à leur travail. Ensuite, conformément au principe de la précision, RGPD Express met régulièrement à jour les informations dont ils disposent. Ce n’est pas tout : les données personnelles sont conservées pour un temps limité, et ce conformément aux dispositions de la réglementation en vigueur. Enfin, vous avez le principe de la sécurité des données personnelles. C’est le point central de la politique de RGPD Express. Comme l’indique son nom, il consiste à protéger les données sensibles des utilisateurs.

Les missions d’un DPO

Concrètement, un DPO tel que RGPD Express doit faire en sorte qu’une entreprise s’est conformée à la réglementation européenne sur la protection des données personnelles. Il joue, aussi, le rôle d’un intermédiaire entre l’entreprise/organisme et la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). Les missions d’un DPO consistent, également, à cartographier les traitements de données effectués par un organisme donné. Il participe aussi à la mise en place des règles internes des sociétés en matière de protection des données. Enfin, un DPO a pour mission de recenser les activités de traitement mises en œuvre par l’entreprise en question.

Notez que, selon l’article 37 du RGPD, une structure doit obligatoirement désigner un DPO lorsqu’elle est amenée à traiter des données personnelles, ou lorsque l’activité implique un suivi régulier de personnes à grande échelle. N’hésitez pas à demander conseils aux experts de RGPD Express !