Depuis le 25 mai 2018, les entreprises ou organismes qui traitent de données personnelles ont l’obligation de respecter le RGPD. Ce règlement vise à protéger la vie privée des citoyens de l’Union Européenne. Dans ce contexte, plusieurs logiciels de gestion de RGPD ont été mis au point pour faciliter la tâche aux entreprises et organismes. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez vous en servir.
Facilite la gestion des données à caractère personnel
Le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) en vigueur à travers l’Union Européenne a créé d’innombrables droits pour les particuliers. Dans le même temps, il impose un grand nombre de règles très strictes aux entreprises ou organismes traitant des données personnelles.
Le logiciel de gestion de RGPD facilite le respect des exigences légales dans l’Union Européenne en matière de protection des données à caractère personnel. Pour ce faire, il propose des fonctionnalités très poussées qui permettent de réussir cette tâche. Ainsi, à partir d’une interface unique, il est possible de gérer :
l’extraction des données,
l’identification des données sensibles,
le consentement des utilisateurs,
les conditions de collecte…
Dans ce contexte, le logiciel permet d’éviter toute violation des droits que le RGPD confère aux clients des entreprises ou organismes de gestion de données.
Aide à la mise en conformité RGPD
Il est risqué, voire dangereux d’effectuer une mise en conformité RGPD sans logiciel. En effet, la probabilité de violer les droits des utilisateurs dans ces conditions est très élevée.
Se servir d’un tel logiciel constitue un moyen pour les entreprises de garantir qu’elles sont en conformité avec le RGPD. C’est également une façon de gagner du temps dans le processus de protection des données à caractère personnel des utilisateurs.
Le plus grand avantage de ce logiciel est qu’il permet de faire un état des lieux des données recueillies et indique les actions à mener. Il garantit également la traçabilité des actions effectuées sur les informations collectées et aide à faire un suivi dans le temps.
En dehors de tout cela, le logiciel a la capacité d’aider l’entreprise ou l’association qui l’utilise à générer ses registres d’activités de traitement. De la même façon, il peut servir à générer de façon automatique des documents juridiques conformes à la RGPD.
Met les entreprises et organismes à l’abri des sanctions
Le RGPD étant constitué de lois très subtiles, il est parfois difficile pour les entreprises de les respecter. Cela entraîne quelquefois, des violations des droits des utilisateurs qui utilisent leurs services. Il s’ensuit alors une application des sanctions prévues dans les cas de non-respect du RGPD.
Les autorités européennes de protection des données ont le pouvoir d’appliquer des sanctions financières allant jusqu’à 20 millions d’euros. Pour certaines entreprises, les amendes peuvent aller à hauteur de 4 % du chiffre d’affaires mondial.
Les sanctions varient en fonction de plusieurs paramètres. L’un d’eux stipule que l’amende peut être baissée si des mesures sont prises pour atténuer les dommages causés par une potentielle violation du RGPD. La sanction peut également varier si le non-respect des droits des utilisateurs a été un acte délibéré ou la conséquence d’une négligence.
Heureusement, les fonctionnalités du logiciel de gestion de RGPD permettent de prévenir toute violation du RGPD. Un audit en tant réel est constamment en cours d’exécution pour identifier tout risque de survenu d’une situation de non-respect des droits des utilisateurs. Une société utilisant ce logiciel ne peut donc pas enfreindre par négligence les exigences de l’UE en matière de protection des données à caractère personnel.
Garantis la sécurité informatique des données
Le RGPD exige que les entreprises assurent la cybersécurité des données à caractères personnels qu’elles traitent. De plus, un accent particulier doit être porté sur les données dites sensibles (elles requièrent un niveau de sécurité plus élevé). Ces actions sont nécessaires puisque toute fuite d’information à ce niveau peut d’une façon ou d’une autre nuire à la personne concernée.
Heureusement, les logiciels de gestion de RGPD sont tous dotés de fonctionnalités sécuritaires très avancées. Leur utilisation garantit donc la préservation des informations collectées par les entreprises ou organismes chargés de la gestion de données à caractère personnel. Parmi les fonctionnalités de cybersécurité que proposent ces logiciels, se trouvent :
- des standards,
- des certifications,
- des chiffrements,
- des sauvegardes multisites
- l’authentification à deux facteurs…
En garantissant la sécurité des données recueillies, le logiciel de gestion RGPD constitue une assurance pour l’entreprise ou l’organisme qui l’utilise. En effet, la preuve de la cybersécurité des informations collectées fait partie des conditions à respecter pour être en conformité avec la RGPD.
En conclusion, utiliser un logiciel de Gestion RGPD est une nécessité si vous souhaitez éviter tout risque de sanction.
